South Whittier School District

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Student Records

To inspect, review or obtain copies of student records, authorized persons shall complete a "Records Request Form" (see below) and forward it to the Custodian of Records. Parents/guardian may request records for students that are under the age of 18.  Adult students over the age of 18 must submit their own request for records.  A picture ID is required for access to any student records or to release records to any person.

 

Records for "Active" students can be accessed at the school site that the student is currently attending. Records for students who have graduated or moved out of the district can be accessed at the District Office/Student Services Department, Room 301.

Records will be available within 5 business days from the date the request is received.

 

ALL RECORD REQUESTS WILL BE PROCESSED IN THE ORDER RECEIVED.

HOW TO OBTAIN RECORDS FOR ANOTHER PERSON

 

To authorize another person to pick up records on your behalf you must fax to (562) 903-5868 the following information:

 

  • First Name, Last Name, Maiden Name (or other name that may have been used)
  • Date of Birth
  • Name of School Attended (including grades and years attended, if available)

Statement Giving Permission; Example: 

 

I, Your Name, authorize for Name of Person Picking up Records, to pick up, # of copies, of my transcript(s).  (The person's name that appears on the permission form must show a picture ID when picking up transcripts). Print name, followed by signature Include a picture ID (i.e. Driver’s License, Passport, Residency Card, California ID Card)

 

To have records sent by mail, it is necessary to also complete the Mailing Records Form.

 

Request Form:

 

Para considerar, revisar, y/u obtener copias de los registros escolares pertinentes a un estudiante las personas autorizadas deberán llenar “El Formulario de Solicitud de Registros” (adjunto abajo) y entregarlo a la persona responsable de Servicios Escolares. Los Padres/tutores podrán solicitar registros escolares para  estudiantes menores de 18 años de edad. Los estudiantes que ya alcanzaron los 18 años de edad deberán llenar una solicitud personalmente. Una identificación con fotografía es necesaria al  solicitar copias de registros o al entregarse los registros.

 

Los registros de los estudiantes “Activos” pueden ser obtenidos en la escuela donde el estudiante esta activamente registrado. Registros para ex-alumnos del distrito o que se movieron fuera del distrito escolar deberán ser obtenidos en la oficina del Distrito Escolar/ Departamento De Servicios Escolares, oficina 301.

 

Los Registros estarán  disponibles dentro de un periodo de 5 días hábiles empezando de la fecha que se recibió la solicitud. 

 

TODOS LOS REGISTROS SERÁN PROCESADOS EN LA ORDEN QUE SON RECIBIDOS.

COMO OBTENER REGISTROS DE OTRA PERSONA

 

Para autorizar a otra persona que recoja los registros a su nombre usted deberá mandar un fax al 562/903-5868 con la siguiente información:      

  • Primer Nombre, Apellido, Apellido de Soltera, (o algún otro nombre que haya sido usado)
  • Fecha de Nacimiento
  • Nombre de la escuela que Asistió: (incluyendo los grados cursados y años que asistió si es que es disponible)                         

Una declaración dando permiso a otra persona de recoger su registro escolar, como por ejemplo:

 

Yo, Su Nombre, doy permiso,  Nombre a la Persona Recogiendo mis Archivos/Registros  # de copias, de mis registros escolares. (El nombre de la persona que aparece en la forma de permiso debe mostrar una identificación al recoger los registros). Escriba su nombre en forma legible y junto con su firma. Incluya una copia de identificación con fotografía (Por ejemplo, Licencia de Manejo, Pasaporte, Credencial de Residencia, Credencial de Identificación del Estado California.)

 

Para poder enviar sus registros por correo, es necesario de completar también el Formulario para enviar por correo los registros escolares.

 

Formulario de Solicitud de Registros: